Ngày 31/5/2025, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 32/2025/TT-BTC, thay thế cho Thông tư 78/2021/TT-BTC, hướng dẫn thực hiện một số nội dung của Luật Quản lý thuế năm 2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Thông tư này chính thức có hiệu lực từ ngày 01/6/2025, mang đến nhiều điểm mới quan trọng liên quan đến việc quản lý, lập, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử. Bài viết sau sẽ giúp bạn nắm rõ nội dung cốt lõi, các quy định mới nổi bật và những lưu ý quan trọng để triển khai hiệu quả trong thực tế.
1. Bối cảnh và phạm vi điều chỉnh của Thông tư 32/2025/TT-BTC
Thông tư 32/2025/TT-BTC được ban hành nhằm:
– Hướng dẫn chi tiết thi hành các khoản 3, 6, 7, 11, 18, 37 và 38 của Điều 1 trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP;
– Thay thế, bổ sung những quy định đã không còn phù hợp trong Thông tư 78/2021/TT-BTC;
– Đáp ứng nhu cầu quản lý thuế trong bối cảnh chuyển đổi số và mở rộng thương mại điện tử.
Phạm vi áp dụng bao gồm tất cả tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật hiện hành, trong đó có cả hoạt động kinh doanh truyền thống và thương mại điện tử.
2. Những điểm mới nổi bật cần lưu ý
2.1. Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử – mở rộng phạm vi, siết chặt quản lý/b>
Thông tư quy định rõ ràng hơn về việc một tổ chức/cá nhân có thể ủy nhiệm cho bên thứ ba để lập hóa đơn điện tử, với các điều kiện sau:
– Bên nhận ủy nhiệm phải đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và không thuộc diện bị ngừng sử dụng.
– Việc ủy nhiệm cần lập thành hợp đồng hoặc thỏa thuận bằng văn bản, có thời hạn và mục đích rõ ràng.
– Hóa đơn do bên nhận ủy nhiệm phát hành phải thể hiện đầy đủ thông tin của cả hai bên.
-Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải thông báo với cơ quan thuế khi thực hiện ủy nhiệm, đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quá trình phát hành hóa đơn.
2.2. Ký hiệu mẫu hóa đơn và hóa đơn điện tử – thống nhất và chuẩn hóa/b>
Một trong những điểm đáng chú ý là quy định chi tiết về ký hiệu hóa đơn điện tử:
Mẫu số hóa đơn gồm 1 chữ số từ 1 đến 9 thể hiện loại hóa đơn (GTGT, bán hàng, thương mại điện tử, phiếu xuất kho…).
Ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự: chữ cái đầu là C (có mã) hoặc K (không mã), 2 chữ số biểu thị năm lập, 1 ký tự thể hiện loại hình hóa đơn và 2 ký tự cuối là mã quản lý riêng.
Ví dụ:
“1C25TAA” là hóa đơn GTGT có mã lập năm 2025.
“7K25XAB” là hóa đơn thương mại điện tử không mã lập năm 2025.
Quy định này giúp thống nhất hóa việc quản lý, tránh nhầm lẫn, đồng thời hỗ trợ tra cứu và đối chiếu dễ dàng hơn.
2.3. Cập nhật mẫu hóa đơn đặc thù: Hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế/b>
Thông tư bổ sung hướng dẫn về mẫu hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế dành cho khách hàng là người nước ngoài. Mẫu này bao gồm:
Phần A: Thông tin doanh nghiệp, người mua, hàng hóa.
Phần B: Ghi nhận kết quả kiểm tra của Hải quan.
Phần C: Ghi nhận hoạt động hoàn thuế của ngân hàng thương mại là đại lý hoàn thuế.
Quy định mới giúp tăng tính minh bạch, hỗ trợ công tác hoàn thuế cho khách du lịch nhanh chóng và thuận tiện hơn.
2.4. Hướng dẫn hóa đơn cho hoạt động cho thuê tài chính/b>
Đối với hoạt động cho thuê tài chính, tổ chức cần:
– Có đầy đủ hóa đơn đầu vào và chứng từ thuế GTGT khâu nhập khẩu (nếu có).
– Khi lập hóa đơn GTGT đầu ra, phải đảm bảo khớp đúng với số thuế GTGT đầu vào, và ghi rõ thuế suất CTTC.
– Trong trường hợp chấm dứt hợp đồng trước hạn, cần điều chỉnh thuế GTGT và lập hóa đơn hoàn trả theo đúng quy định.
3. Những quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử cần biết
3.1. Trường hợp chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có mã
Người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nhưng thuộc diện:
Rủi ro cao về thuế (theo Thông tư 31/2021/TT-BTC);
Bị cơ quan thuế yêu cầu chuyển đổi.
Khi đó, doanh nghiệp phải thực hiện chuyển sang hóa đơn điện tử có mã trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo.
Sau 12 tháng, nếu có nhu cầu quay lại sử dụng hóa đơn không mã, doanh nghiệp cần làm hồ sơ xin xét duyệt lại.
3.2. Đối tượng có thể dùng nhiều loại hóa đơn song song
Doanh nghiệp có nhiều hoạt động như:
Bán lẻ tại siêu thị, trung tâm thương mại, nhà hàng, khách sạn;
Cung cấp dịch vụ vận tải, giải trí, chiếu phim,…
Được phép:
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cho hoạt động bán lẻ;
Đồng thời sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã cho các hoạt động khác.
4. Tiêu chí xác định người nộp thuế rủi ro cao
Thông tư đưa ra 5 tiêu chí xác định người nộp thuế có rủi ro cao, bao gồm:
Có chủ sở hữu hoặc người đại diện pháp luật từng vi phạm về hóa đơn, mua bán hóa đơn.
Có giao dịch đáng ngờ theo Luật Phòng, chống rửa tiền.
Trụ sở đăng ký không cụ thể, đặt tại chung cư không kinh doanh, địa điểm kinh doanh ngoài địa bàn quản lý.
Có thông tin đại diện pháp luật trùng lặp với DN đã ngừng hoạt động nhưng chưa chấm dứt mã số thuế.
Có dấu hiệu rủi ro khác được cơ quan thuế xác định.
Nếu rơi vào các diện trên, doanh nghiệp phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã bắt buộc.
5. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: điều kiện rõ ràng hơn
Thông tư cũng quy định điều kiện cụ thể đối với các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, bao gồm:
Về năng lực kỹ thuật: Có hệ thống phần mềm, thiết bị công nghệ đáp ứng khả năng xử lý, lưu trữ, bảo mật dữ liệu hóa đơn điện tử.
Về nhân sự: Tối thiểu 5 người (đối với tổ chức cung cấp giải pháp) hoặc 20 người (đối với tổ chức truyền – nhận – lưu trữ).
Về tài chính: Có ký quỹ ngân hàng hoặc bảo lãnh tối thiểu 5 tỷ đồng.
Về hệ thống truyền dữ liệu: Phải sử dụng kênh truyền chuyên biệt, có khả năng backup, phục hồi khi sự cố.
Những quy định này giúp đảm bảo tính an toàn và tin cậy cho hệ sinh thái hóa đơn điện tử.
6. Chuyển tiếp và hiệu lực thi hành
6.1. Thời điểm áp dụng
Thông tư có hiệu lực từ 01/6/2025. Thay thế toàn bộ Thông tư 78/2021/TT-BTC.
6.2. Trường hợp chuyển tiếp
Hóa đơn, chứng từ điện tử hợp lệ đã phát hành trước 01/6/2025 vẫn tiếp tục được sử dụng nếu phù hợp nội dung. DN có thể chuyển đổi mẫu hóa đơn cũ sang hóa đơn điện tử mới, cần ghi rõ thông tin “thay thế hóa đơn số… ngày…”.
Thông tư 32/2025/TT-BTC là bước tiến quan trọng trong tiến trình hoàn thiện pháp lý về quản lý hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Thông tư không chỉ giúp chuẩn hóa dữ liệu hóa đơn, quản lý rủi ro thuế hiệu quả, mà còn khuyến khích sự minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật quy định, rà soát hệ thống và chuẩn bị sẵn sàng cho giai đoạn chuyển đổi quan trọng từ ngày 01/6/2025.
- Nguyên tắc giải quyết bồi thường nhà nước của cơ quan thuế các cấp
- Thuế Giá Trị Gia Tăng (VAT) là gì? Cách tính & 2 Lưu Ý Không Được Bỏ Qua
- Giải đáp pháp lý – Thành lập doanh nghiệp nhưng không hoạt động có bị phạt không ?
- 07 Quy định quan trọng về lệ phí môn bài năm 2025 theo pháp luật hiện hành
- Triển khai hệ thống phân tích cơ sở dữ liệu và quản lý hóa đơn điện tử
